L’envoi des invitations est entamé dès la réception de la liste des personnes cibles à inviter…
Le suivi est effectué à l'aide des coordonnées des concernés a savoir les prénoms et nom, fonction, pays et toute autre information disponible permettant d'entrer en contact avec les concernés (téléphones, fax, e-mails, whatsApp, Viber, Imo…).
L’itinéraire des participants sera établi en accord avec les compagnies aériennes et selon la disponibilité du trafic…
Après accord sur les itinéraires, les billets seront envoyés aux bénéficiaires avec tous les renseignements et contacts utiles à leur voyage.
Nous disposons de la liste des compagnies aériennes avec lesquelles nous travaillons généralement et qui assurent plusieurs destinations.
Une liste est conçue où sont inscrits le numéro d’ordre qui nous permet d’avoir en même temps…
le nombre total de participants, les prénoms et nom du participant, la fonction et/ou grade, l'institution, le (s) téléphone (s), le (s) e-mail (s), la date d'arrivée, la date de départ, le numéro de vol, le lieu d'hébergement.
Cette liste est envoyée aux organisateurs pour approbation et transfert aux participants pour correction d'éventuelles erreurs de données.
Une liste de tous les hôtels, avec leurs tarifs et conditions d’hébergement
se trouvant dans les environs du lieu de la réunion, est établie et envoyée aux organisateurs pour transfert aux participants. Cela leur permettra de faire le choix du lieu de résidence selon leur budget.
L'hébergement peut être en résidentiel c'est à dire pris en charge par les organisateurs ou en Self c'est à dire que chaque participant se prend en charge
Sur la base du plan de vol précédemment établi, nous organisons l’accueil des participants de telle sorte qu’ils arrivent avec sérénité…
Les hôtesses et/ou stewards sont munis de pancartes où sont inscrites les informations concernant l'événement (Logos, thème, lieu et date de réunion. Les participants sont orientés vers les véhicules prévus pour leur acheminement vers leur lieu de résidence).
L’équipe arrive dès 07h 30 et est prête à mettre en place tout le dispositif nécessaire pour le démarrage des travaux :…
tables d'enregistrement des participants, documents de travail, badges et l'orientation des participants vers les salles prévues pour la réunion en plus des signalétiques mises en place.
Le suivi de la mise en place des pauses est assuré par le personnel d'appui
Nous proposons des sorties touristiques avec des bus, minibus et autres voitures selon la demande…
Nous confections des kits de sortie à savoir : sacs à dos, polos ou tee-shirts, casquettes, une collation (1 sandwich, 1 bouteille d'eau, 1 boisson, 1 fruit, 1 mouchoir à jeter...) en collaboration avec les services traiteurs-partenaires.
Les sites les plus visités par nos participants sont généralement : l'île de Gorée, le Monument de la Renaissance Africaine, le Musée des Civilisations Noires, le Marché Kermel, le Village Artisanal de Soumbédioune, la Porte du 3ème Millénaire, la Place de l'Indépendance, le Lac Rose, Le Phare des Mamelles, le Musée d'Art Africain Théodore Monod de l'IFAN, le Musée des Forces Armées, la Place du Souvenir Africain, la Maison de Léopold Sédar Senghor, la réserve de Bandia, le Parc National des Oiseaux de Djouj, le Parc National des Iles de la Madeleine,
Dîners, dîners de gala, cocktails, cocktails dinatoires, soirées dansantes
Elles sont généralement organisées la veille du dernier jour de réunion au lieu de la réunion ou dans un autre endroit pour plus de détente.
C'est en ce moment que sont distribués les trophées et autres reconnaissances s'il y a lieu. Nous y travaillons aussi en collaboration avec les services traiteurs partenaires spécialisés dans ce genre d'événements.